Přehled nejčastějších dotazů k aplikaci STU

1. Lze používat jinou spisovou službu, než od Asseco?
2. Bude fungovat STU bez spisové služby?
3. Bude PDE umět to, co umí podací deník v STU I?
4. Bude možné při užívání PDE přejít na spisovou službu jiného dodavatele, kterou si úřad
5. Poradí se STUII s ukládáním dokumentů, pokud bude na úřadu konkurenční spisová
6. Je nutné naplnění registrů?
7. Umí STU II přebírat účastníky řízení z RKN jako vlastníky nemovitostí?
8. Může v podacím deníku pracovat např. sekretářka, která bude pouze evidovat příchozí
9. Budou převedena všechny data do nové verze programu?
10. Vyžaduje STU II konkrétní verzi Office?
11. Existuje v STU I nějaká funkcionalita, která neexistuje v STU II?
12. Jak to bude s aplikacemi SIZ a VOZ a s jejich daty?
13. Jaký je v STU II systém šablon?
14. Je v nové verzi STU II nějaký principiální rozdíl v práci s výst. dokumenty
15. Jak je v nové verzi STU II řešeno ukládání výstupních dokumentů?

1. Lze používat jinou spisovou službu, než od Asseco Solutions?

Ano, podací deník (PDE) je navržen tak, aby dokázal komunikovat s libovolnou spisovou službou. Samozřejmě je nutné splnění některých podmínek a předpokladů. Toto propojení se vždy řeší individuálně s každým dodavatelem dané spisové služby.

2. Bude fungovat STU bez spisové služby?

Ano, spisovou službu zastoupí (supluje) podací deník PDE.

3. Bude PDE umět to, co umí podací deník v STU I?

Nejen to, PDE umí víc než podací deník STU I. Zde jen stručně uvedu přehled rozšířené funkcionality:

• respektování nového správního řádu (zákon č. 500/2004 Sb.)
• práce se spisy, spisové značky
• zařazování písemností do spisů (priorce)
• přidělování oprávněných úředních osob
• stornování písemností, jejich evidence
• oběh písemností, existence organizační struktury s možností práce hlavní podatelny
• evidence všech pohybů písemnosti (kdo, kdy, komu)
• vytváření spisového přehledu
• info o souvisejících spisech
• adresát z řad PO může být uveden i s pobočkou
• možnost opakovaného doručení téže písemnosti na různé adresy
• evidence všech časových informací (datum doručení, převzetí, vrácení, uložení, předání)
• systém evidenčních čísel k jednoznačné identifikaci libovolné písemnosti
• evidence zrušených č.j.
• spisový plán
• ukládání el. příloh přímo do databáze

4. Bude možné při užívání PDE přejít na spisovou službu jiného dodavatele, kterou si úřad zakoupí?

Ano, provede se jakási migrace dat z PDE do dané spisové služby. Platí však předpoklad. uvedený v bodu 1.

5. Poradí se STUII s ukládáním dokumentů, pokud bude na úřadu konkurenční spisová služba s propojením na náš Fenix II?

Ano, pokud budou splněny předpoklady bodu 1.

6. Je nutné naplnění registrů?

Ne, pro činnost STU II není. Konečně, množství informací se naplní do registrů migrací dat z předchozí verze programu STU. Je však nutné si uvědomit, že nenaplněním registrů přijde uživatel o některé funkce STU II (plnění účastníků řízení vlastníky nemovitostí, získávání sousedních parcel a jejich vlastníků, ..) a dále přijde o určitý komfort při práci s Fenixem II (zadávání adres, ..)

7. Umí STU II přebírat účastníky řízení z RKN jako vlastníky nemovitostí?

Ano a nejen to. Přebírá též sousední parcely a jejich vlastníky. Sousední parcely předá do seznamu parcel a vlastníky do seznamu účastníků řízení (s nižší prioritou)

8. Může v podacím deníku pracovat např. sekretářka, která bude pouze evidovat příchozí písemnosti a vedoucí pak určí, kdo je vyřídí?

Ano. Sekretářka zaeviduje a v případě znalosti může předat přímo konkrétnímu pracovníkovi k vyřízení. (otázkou je, zda to přijme či vrátí zpět či předá jiné osobě). Nebo může předat vedoucímu, který určí konkrétní vyřizující osobu.

9. Budou převedena všechny data do nové verze programu?

Ano, je zde pouze několik výjimek:

• Nepřevádí se kontakty (mail, tel. fax. u DOSS)
• Nepřevádí se KP č. 3 - Doložení návrhu či žádosti. V F2 byla tato KP zrušena.
• Nepřevádí se KP č. 11 - Popis stavby na ohlášení SÚ. V F2 byla tato KP zrušena.
• Nepřevádí se KP č. 40 - Upozornění. V F2 byla tato KP zrušena.
• Osoby bez adresy se nepřevádí.

10. Vyžaduje STU II konkrétní verzi Office?

• Ne, na verzi Office je systém již nezávislý.

11. Existuje v STU I nějaká funkcionalita, která neexistuje v STU II?

• Ne, pokud se budeme bavit o informačním systému Fenix II jako celku. V STU I byl součástí podací deník se svou funkcionalitou. V STU II nic takového není, neboť celá problematika evidence písemností přešla do samostatné aplikace PDE, kde existuje podstatně širší funkcionalita. Co se týče samotných funkcí, týkajících se vlastního stavebního úřadu, pak STU II je podstatně bohatší na uživatelské funkce, než byl STU I.

12. Jak to bude s aplikacemi SIZ a VOZ a s jejich daty?

• Vše, co bylo dosud uvedeno pro STU II platí analogicky i pro SIZ II a VOZ II. Data budou migrována a uživatel může používat danou aplikaci v IS Fenix II.

13. Jaký je v STU II systém šablon?

• Úplně stejný, jako tomu bylo v STU I. Již před cca 2 roky jsme přešli na jednotný systém šablon pro oba typy aplikací. Bude tedy nadále používán typ „rtf“ jako šablony výst. dokumentů.

14. Je v nové verzi STU II nějaký principiální rozdíl v práci s výst. dokumenty

• Co se týče principu vytváření (generování) výst. dokumentů, tak žádný. Jsou použity slučovací pole a vnořené dokumenty. Jistý rozdíl zde existuje z pohledu procesního. V STU II je nově funkce Vypravit, která předá informace o adresátech, způsobu doručení a vlastní dokument do podacího deníku, který provede všechny potřebné administrativní činnosti spojené s vypravením dokumentu z úřadu. Po provedené této činnosti v STU II je pak výstupní dokument ji fyzicky neodstranitelný ze systému. Dokument tedy nelze za žádných okolností editovat či generovat znova.

15. Jak je v nové verzi STU II řešeno ukládání výstupních dokumentů?

• Veškeré dokumenty jsou zde ukládány ve dvou úrovních. V první úrovni, kdy je dokument vygenerován, je uložen do adresářové struktury (jako soubor do společného adresáře pro všechny uživatele). Zde je dokument uložen pouze dočasně a to tak dlouho, dokud nedojde k jeho vypravení. V tom okamžiku je dokument uložen na definitivní místo, kterým je úložiště dokumentů (fyzicky je v SQL databázi) a z dočasného úložiště je smazán.
• Jaké jsou hlavní změny v STU II
• Změna vyřizujícího referenta je provedena v souladu se správním řádem – změna oprávněné úřední osoby.
• Umožněn export pro odvolací řízení. V rámci exportu se vytvoří datový soubor, který je na odvolacím úřadu načten do databáze a daný úředník může řešit odvolání.
• Je možné vést spojená řízení.
• Odpadají ranní přepočty lhůt.
• Aplikace umožňuje jednodušší, rychlejší a bezpečnější archivace složek a jejich případný převod do aktuálu.
• Informace o úkolech jsou vždy aktuální, vypočítávají se v okamžiku jejich potřeby.
• Větší počet druhů řízení.
• U jednotlivých řízení je větší počet možných úkonů.
• Možnost vést řízení na žádost a z moci úřední. U STU I bylo i u řízení z moci úřední nutné vytvářet jakousi žádost, na základě které se toto řízení následně vedlo.
• Důsledně oddělena související řízení od duplikací. Systém si pamatuje složku, ze které bylo naposledy duplikováno.
• Aplikace je nezávislý na verzi nainstalovaného Office.
• Předdefinované min. lhůty dle zákona; systém doplní automaticky defaultně nastavenou lhůtu (např. konání MŠ, atd.).
• Možnost definování podepisujích osob v parametrech aplikace.
• Možnost členění stavebního úřadu na oddělení s přidělením činností a osob.
• Formuláře se seznamy – možno třídit podle většího množství sloupců najednou, možno změnit pořadí sloupců.
• Jednotné ovládání přes kontextové menu.
• Možnost filtrování záznamů.
• Seznam složek obsahuje vnořený seznam úkonů, tedy na jediném seznamu složek je vidět i obsah složky.
• O každé vybrané složce a úkonu se zobrazuje široká škála informací, které zvyšují přehled uživatele o stavu řízení, průběhu, obesílaných osobách, doručování, atd.
• Možno zadávat vztažené úkony, ke kterým se vztahuje buď daný úkon (např. oprava administrativní chyby) anebo celé řízení (např. Řízení o prodloužení platnosti ÚR)
• Je možné automaticky přebírat sousední parcely.
• Je možné automaticky přebírat vlastníky sousedních parcel.
• Je možné automaticky přebírat vlastníky zadávaných parcel.
• Výběr KÚ z registru.
• zadané parcele jsou k dispozici všechny informace, které vede katastr nemovitostí.
• zadané parcele se zobrazí informace o vlastnících a dále ve kterých složkách se vyskytuje.
• Předdefinované minimální lhůty dle zákona, systém doplní automaticky defaultně nastavenou lhůtu.
• Možnost duplikovat název stavby (specifikaci).
• Knihovna podmínek doplněna o defaultní znění podmínek, doplní se aut. při otevření konkrétní podmínky.
• Podmínky je možno zvětšit na celou obrazovku, je možné měnit velikost písma a používat horní index.
• Všechny osoby uloženy v registrech. (Registry jsou součástí dodávky STU II).
• Osoby jsou rozděleny na fyzické, právnické externí a právnické interní (např. odbor životního prostředí daného úřadu).
• U každé osoby možno evidovat adresu, která se uvede v dokumentu a dále adresu, na kterou se dokument osobě zašle.
• Možno pracovat s adresou trvalou (sídla) a adresou doručovací.
• Zastupování osoby možno volit s oprávněním pro zasílání dokumentů. Zásilky pak dostává jen zástupce.
• Ve vyjmenovaných případech se i přesto posílá přímo zastoupené osobě.
• Zavedeny role osoby (navrhovatel, zástupce, obec, …), každá osoba může mít více rolí současně).
• Způsob doručení si sytém vypočítá na základě přidělených rolí dané osobě, uživatel jej může změnit.
• vytvořeno úložiště pro dokumenty.
• Po vypravení dokumentu je zabráněno jeho editaci (lze jen prohlížet).